54. Regels voor het beschrijven van de academische bibliografie (UA)

Deze nota bevat

  • de richtlijnen voor het invoeren van de depositformulieren

  • de catalografie-handleiding voor het regelwerk irua.

Voor alle punten van discussie kan de verantwoordelijke van de Academische Bibliografie van UAntwerpen gecontacteerd worden.

54.1. Gebruik van depositformulieren

Depositformulieren voor catalografen zijn beschikbaar via Brocade, Nieuw/bewerk IR record [link].

Depositformulieren voor onderzoekers zijn beschikbaar via https://repository.uantwerpen.be > mijn bibliografie > publicatie aanmelden

54.1.1. Algemene opmerkingen

54.1.1.1. Workflow en het belang van lidmaatschappen

Het lidmaatschap abnotmp wordt toegekend aan publicaties die door een onderzoeker worden aangemeld en waarvoor de wizard niet volledig is doorlopen.

Van zodra een onderzoeker de wizard volledig heeft doorlopen verdwijnt abnotmp en blijft enkel lidmaatschap abno over. Publicaties met enkel abno verkeren in een status 'pending'. De indiender van de publicatie ontvangt een bevestiging via de helpdesk. Helpdesk wordt toegewezen aan executive/catalograaf die verder opvolgt door de metadata te vervolledigen via een deposit formulier of rechtstreeks in het catalografisch formulier.

Van zodra de invoer volledig is wordt het lidmaatschap abno vervangen door irua. Vanaf dit moment wordt de publicatie bij een volgende indexering toegevoegd aan de academische bibliografie.

Aan publicaties die geschreven zijn onder adres van de universiteit Antwerpen moet het limdmaatschap abua toegevoegd worden

Het lidmaatschap etddis wordt uitsluitend gebruik voor de invoer van doctoraatsthesissen.

Het lidmaatschap abaor wordt gebruikt voor non-written output.

Het lidmaatschap abpoa wordt gebruikt voor predatory artikels (minstens één ernstige overtreding tegen criteria die worden gebruik door Cabell's blacklist

Voor het gebruik van de deposit formulieren en het opladen van documenten is er een specifieke instructie

54.1.1.2. Controleer op dubbele invoer

Indien doi, pubmed of titel reeds bestaat wordt onderzoeker of catalograaf hierop geattendeerd. Extra aandacht is wel nodig bij invoer van titel, want enkel bij exact match wordt dubbel gedetecteerd.

54.1.1.3. Bewijs van publicatie

Een publicatie wordt maar ingevoerd als er een bewijs van publicatie is. Dit kan een PDF zijn, een DOI of een link naar de publicatie, of een bibliografische beschrijving van de publicatie, al of niet online (bv. Amazon). Indien geen document werd opgeladen door onderzoeker zoekt de catalograaf een bewijs van publicatie. Gebruik hiervoor Google, Google Scholar, Web of Science, de e-bronnen in de Anet catalogus,...

54.1.1.4. Open Access beleid

Van toepassing op peer-reviewed tijdschriftartikels met adres universiteit Antwerpen. Deze publicaties worden toegevoegd als er een versie werd opgeladen die open access toegankelijk kan worden gemaakt.

Indien de uitgeversversie open access is wordt er geen auteursversie bewaard of gevraagd.

Definities:

  • Auteursversie (= postprint, author accepted manuscript, AAM)

The accepted manuscript is defined here as the final draft author manuscript, as accepted for publication by a journal, including modifications based on referees’ suggestions, before it has undergone copyediting and proof correction. (cf definitie oxford university press)

  • Open access uitgeversversie

De finale versie van een publicatie die open access toegankelijk mag gemaakt worden. Vaak heeft de auteur hiervoor een zogenaamde ‘Article processing charge (APC)’ betaald en wordt aan de publicatie een ‘creative commons’ licentie gekoppeld die bepaalt onder welke condities de publicatie mag gedeeld en gebruikt worden.

54.1.1.5. ORCID beleid

Auteurs die een publicatie aanmelden moeten een ORCID id hebben. Indien niet wordt onderzoeker via helpdesk geattendeerd op deze verplichting en gevraagd een ORCID id aan te maken en te koppelen met de repository.

54.1.1.6. Niet aanvaarde publicatietypes

Publicaties die niet in aanmerking komen voor opname in de AB worden niet ingevoerd. Meer uitleg over toegelaten publicatietypes vind je op https://www.uantwerpen.be/nl/bibliotheek/diensten/publiceren/academische-bibliogr/. Controleer in voorkomend geval bv. ook de elektronische versie van een artikel; soms kan daaruit blijken dat het om een book abstract gaat - en dat nemen we niet op.

Geef via de helpdesk feedback aan de auteur waarom een publicatie niet werd opgenomen.

54.1.1.7. Niet UAntwerpen publicaties

Publicaties zonder vermelding van de Universiteit Antwerpen (die beantwoorden aan de inhoudelijke vereisten voor opname in de AB) worden opgenomen zonder lidmaatschap abua.

Caution

Gaat het om Web of Science of VABB publicaties dan wordt helpdesk of mail aan 'Anet' toegewezen en worden de publicaties uit Web of Sciene/VABB geïmporteerd. Bij Web of Science publicaties steeds bibliografisch nummer van type ISI noteren.

54.1.1.8. Publicaties van voor 1991

Publicaties van voor 1991 worden ingevoerd met lagere prioriteit.

54.1.1.9. Aard van de publicatie

Soms is het niet duidelijk waar publicaties moeten ondergebracht worden, bij hoofdstuk uit boek of bij artikel in tijdschrift. Zo kunnen sommige publicaties (jaarboeken, bv.) zowel een ISBN als een ISSN hebben.

In functie van consequentie wordt volgende vuistregel gehanteerd:

  • Als het ISBN kan gevonden worden, dan primeert dat, en wordt de publicatie ingevoerd als hoofdstuk uit boek.

  • Indien er geen ISBN kan gevonden worden, wordt de publicatie ingevoerd als artikel in tijdschrift.

In uitzonderlijke gevallen kan hier van afgeweken worden.

54.1.1.10. Conference papers

Conference papers kunnen opgenomen worden ook al zijn ze niet uitgegeven. Volgende richtlijnen gelden:

  • We nemen enkel de papers zelf op, niet de abstracts.

  • Als de referentie naar een conference paper geen of te weinig gegevens bevat over de uitgave, dan zoekt de catalograaf naar de ontbrekende gegevens. Eventueel wordt aan de auteur een full-text versie gevraagd, zodat de catalograaf een en ander kan verifiëren. Als de ontbrekende gegevens toch niet gevonden worden, wordt de referentie niet opgenomen.

  • In uitzonderlijke gevallen kan een congresverslag als tijschriftartikel of als hoofdstuk worden geregistreerd. Dit kan enkel indien de paper is gepubliceerd in een publicatiekanaal dat over een ISSN of een ISBN nummer beschikt.

  • Congresverslagen moeten altijd een annotatie van het type 'btitle' hebben. zie uitleg catalografisch formulier

54.1.1.11. Publicaties in losbladige werken

Publicaties in losbladige werken worden beschouwd als publicatietype Hoofdstuk uit boek.

54.1.1.12. Artikelen in druk

Artikelen in druk waar een DOI is aan toegekend, worden opgenomen als tijdschriftartikel. Alle andere artikelen in druk worden niet opgenomen.

54.1.1.13. Preprints en working papers

Preprints die zijn gepubliceerd op een preprint server (arxiv, biorxiv, chemrxiv ...) worden geregistreerd als preprint. Sommige verschijnen later ook in een tijdschriftartikel, sommige niet. Het is aan de auteur om te beslissen om een preprint eventueel uit AB te verwijderen mocht deze tot een volwaardig tijdschriftartikel leiden.

Working papers worden geregistreerd onder de rubriek verslagen en rapporten

54.1.2. Artikel

Voor opname van een artikel, controleer eerst de titel van het tijdschrift en het ISSN, in de Antilope catalogus. Controleer ook de elektronische versie in een tijdschriftendatabank, zoals Science Direct, Springer,... Daar vind je dikwijls gegevens over DOI, abstract, elektronische versie die je kan opladen,...

54.1.2.1. Titel

Verplicht veld.

Voor titels met wetenschappelijke en wiskundige formules kan je gebruik maken van het wetenschappelijk toetsenbord. Met het wetenschappelijk toetsenbord kan je volgende speciale tekens oproepen : superscripts en subscripts via 's', mathematische symbolen via 'm', griekse letters onder 'g'. De optie om een toetsenbord te wisselen is voorzien in de Brocade werkbalk.

Voor complexe wiskundige formules blijft de TEX opmaak noodzakelijk om de formule correct te tonen in een browser.

Zie de instructie voor de invoer van mathematische en chemische formules in TeX.

Bij publicaties uit de biologie worden soortnamen (Latijnse benamingen) in de titel tussen ** geplaatst.

  • Vb. Wing shape and its influence on the outcome of territorial contests in the damselfly **Calopteryx virgo**

Als het om een recensie gaat, gelden volgende regels:

  • met eigen titel: de eigen titel van de recensie wordt opgenomen. Voorbeeld: Blijven hangen in de sixties? Over Inherent vice van Thomas Pynchon

  • zonder eigen titel: de ingevoerde titel is van deze vorm: Voornaam [spatie] Naam [spatie] eventueel (auteursfunctie) [spatie] : Titel.

Voorbeeld:

  • Lotte Jensen & Alan Moss (eds.) : Arend Fokke Simonsz, de moderne Helicon

54.1.2.2. Auteur

Verplicht veld.

Invoer:

  • UA-auteur: zoek het authority record op via de zoekknop, en plak de correcte verwijzingsterm in het formulier. Indien die verwijzingsterm nog niet bestaat: maak hem direct aan.

    Indien de UA-auteur nog niet als authority record bestaat: voer de auteur manueel in (en maak een nieuw record aan, bij de correctie van het catalografisch record. Leg ook de link naar de e-loi).

    Hieronder enkele aandachtspunten bij het aanmaken van authority records voor auteurs van de academische bibliografie:

  • Voeg het lidmaatschap Academische bibliografie UA toe.

  • Leg een link tussen het authority record en het eindgebruikersrecord van de onderzoeker door de authority code te kopiëren in het veld IR authority code.

  • Voeg het attribuut Academische Bibliografie UAntwerpen manueel toe. In het veld wordt het personeelsnummer ingegeven (kopiëren uit het leenrecord). Brocade genereert na het registreren een link naar het AB-pagina van de onderzoeker.

  • Voeg het atttribuut ORCID toe indien ORCID eenduidig kan teruggevonden worden op https://orcid.org

  • Bij de relaties wordt de irc-code van de faculteit/departement toegevoegd.

  • Bij de verwijzingstermen wordt het lidmaatschap AB niet meer toegekend.

Note

Begindatum en Beginplaats worden alleen ingevoerd indien publiek beschikbaar op het internet

54.1.2.3. Abstract

recommended

54.1.2.4. Titel tijdschrift

Verplicht veld.

De titel van het tijdschrift kan via een link op het invoerformulier worden opgezocht in de Antilope catalogus.

54.1.2.5. ISSN tijdschrift

Probeer zoveel mogelijk het ISSN op te zoeken (bv. via de ISSN Portal).

Via dit ISSN wordt indien mogelijk een relatie 'irat' gelegd met de cloi van het tijdschrift, in regelwerk lvd. Of een relatie 'issnat' naar de cloi van het tijschrift in regelwerk issn.

54.1.2.6. Referentie

Verplicht veld.

  • Structuur waarbij zowel volume, jaar, nummer, begin en eindpagina dient ingevuld te worden. Bij jaargangen die over verschillende jaren lopen (bv. 2007/2008) vul je het jaar in van het specifieke nummer. Nummer feb. 2008 uit jaargang 2007/2008 krijgt ingave: 2008.

  • Probeer altijd begin- en eindpagina in te vullen. Voor e-only publicaties wordt het veld omvang gebruikt i.p.v. begin- en eindpagina. In dit veld geef je het totaal aantal pagina's in.

  • Indien het om een zuiver elektronisch artikel (e-only) gaat, met een artikelnummer: voeg dit nummer in het catalografisch record toe als bibliografisch nummer van het type Article Reference.

54.1.2.7. Onderwerp

Verplicht veld.

Kies één of meer relevante onderwerpen.

54.1.2.8. Publicatietypes

Verplicht veld.

Selecteer één van onderstaande publicatietypes:

  • Tijdschriftartikel (zie Artikelen in druk). Opgelet: bedrijfsbulletins/-bladen, interne briefings,... worden ingevoerd als (Opinie)stukken in kranten/magazines (vb. Gas Compass)

  • Recensie (zie ook Titel voor de invoer van de titel van een recensie)

  • Letter to the editor

  • Noot (Recht)

  • Congresverslag

  • Artikel in kranten/blogs/magazines

  • Editoriaal

Het onderscheid tussen A1 gerefereerde, A2 niet gerefereerde tijdschriftartikels en A3 overige, wordt automatisch gemaakt.

54.1.2.9. URL

Invullen, als de URL van het artikel duidelijk gestructureerd is, zoals

http://www.biogeosciences.net/5/1411/2008/bg-5-1411-2008.html.

Indien een correcte DOI kan ingevuld worden, dient de URL niet ingevuld te worden.

54.1.2.10. DOI

Digital object identifier. Een unieke en blijvende identificatie voor een document op het internet. Voorbeeld : 10.1016/j.vetimm.2008.04.021.

In deze structuur duidt het gedeelte voor de slash de databank aan, en na de slash de identificatie van het tijdschrift en eventueel jaargang en artikelnummer.

De DOI wordt altijd opgenomen.

54.1.2.11. Opladen van documenten

Het opladen van fulltext documenten gebeurt d.m.v. deposit formulieren.

Probeer steeds de finale uitgeversversie toe te voegen (steeds in pdf-formaat of een zip-bestand).

Een open access versie is verplicht voor peer-reviewed tijdschriftartikels met adres universiteit Antwerpen. (zie eerder) Afhankelijk van de copyright voorwaarden kan dit een uitgeversversie, auteursversie of een preprintversie zijn.

zie ook : https://anet.uantwerpen.be/rst/acadbib/html/depositcatalografie.html#controleer-opgeladen-bestanden

54.1.3. Dataset

Verplichte velden:

  • titel

  • impressum (uitgever en jaar)

  • trefwoord

  • abstract

  • auteur (indien een persoon meerdere auteursfuncties (rollen) heeft voor een dataset, moet de auteur dubbel worden ingevoerd). Volgende auteursfuncties zijn mogelijk:

voor individuele auteurs

code

Fris Classificatie

aut

Creator

ctb

Creator

zdcp

Contact Person

zdcl

Data Collector

cur

Data Curator

dtm

Data Manager

dst

Distributor

edt

Editor

pro

Producer

zplr

Project Leader

zpmg

Project Manager

zpmr

Project Member

zrlp

Related Person

res

Researcher

zrgh

Rights Holder

spn

Sponsor

zspv

Supervisor

zwpl

Work Package Leader

voor de corporatieve auteurs

code

Fris Classificatie

his

Hosting Institution

zrgy

Registration Agency

zrga

Registration Authority

zrsg

Research Group

  • doi (indien beschikbaar) : Gebruik steeds de concept doi. Dit is de doi die verwijst naar de verschillende versies.

Voorbeeld:

10.5281/zenodo.4572802

  • formaten (indien meerdere scheiden door ;). Gebruik bij voorkeur bestaand mime type, anders formaat invullen als string. (vb. voor R files gebruiken we mime type txt)

  • licentie (gebruik een licentie van de gecontroleerde lijst. indien onbekend type, anet contacteren. Anet maakt licentie aan conform FRIS classiicatie en vult vertaaltabel fulltext_license aan)

  • project (indien financiering BOF, IOF, FWO )

  • indien mogelijk een relatie van het type 'dp' leggen naar de gerelateerde publicatie. De cloi van de gerelateerde publicatie kan door onderzoeker meegedeeld worden in het aanmeldformulier.

    Caution

    Deze informatie wordt genoteerd in het informatieveld voor titelbeschrijvers.

  • E-info

    • abstracttype full

    • inhoud: url of doinr

    • mime: html

    • license: de licentie die van toepassing is

    • toeganscode: ua

    • Lokalisatie (urltype): url-ir of doi

    • embargo: indien van toepassing

54.1.4. Hoofdstuk uit boek

Verplichte velden:

  • Titel.

  • Auteur.

  • Titel van het boek.

  • Begin- en eindpagina.

  • Jaar van publicatie.

  • Onderwerp.

  • Publicatietype. Het onderscheid tussen H1 Hoofdstuk in een boek (gerefereerd) en H3 Hoofdstuk in een boek (overige) wordt automatisch gemaakt

  • ISBN van het boek: via dit nummer wordt de relatie gelegd met de cloi van het boek, in regelwerk lvd.

  • Reeks (indien van toepassing; zie Annotaties).

Andere richtlijnen:

  • Probeer altijd het ISBN van het boek te achterhalen; zoek het op in de catalogus of elders op Internet

  • Opgelet: Als de publicatie in regelwerk lvd niet met een ISBN te vinden is, dan kan er geen relatie gelegd worden, maar dient de titel van het boek in annotatie ingevoerd te worden, en dient een bibliografisch nummer van het type cisbn te worden toegevoegd.

54.1.5. Boek

Verplichte velden:

  • Titel.

  • Auteur.

  • Jaar van publicatie.

  • Onderwerp.

  • Aantal pagina's. Probeer altijd het aantal pagina's te achterhalen. Maar indien het aantal pagina's niet kan gevonden worden: gebruik -.

  • Publicatietype: Het onderscheid MA1/ME1 en MA3/ME3 wordt automatisch gemaakt.

  • Reeks (indien van toepassing; zie Annotaties).

Andere richtlijnen:

  • Probeer altijd het ISBN van het boek te achterhalen; zoek het op in de catalogus of elders op Internet

  • Bij boeken die deel uitmaken van een reeks: vermeld Titel ; nr. Voorbeeld: World transport research ; 15

  • Bij een nietszeggende reekstitel: vermeld Titel / Auteur ; nr. Voorbeeld: Research paper / Federal Bank of Oslo ; 23

54.1.6. Doctoraatsthesis

  • Invoer gebeurt op basis van metadata en fulltext die in SISA werd geregistreerd en via mail vanuit SISA naar helpdesk wordt gestuurd

  • invoeren via het voorziene formulier Catalografie via een deposit formulier [link] en procedure

  • promotoren toevoegen als auteur met auteursfunctie zphd (promotor). Authority code gebruiken voor promotoren van de Universiteit Antwerpen

  • lm etddis toekennen en vervolgens datum verdediging invullen

  • abstract (bij voorkeur Engelstalig) toevoegen

  • eventueel nieuw authority record aanmaken voor student

  • authority record koppelen aan eindgebruiker record

  • indien eindgebruiker record geen personeelsnummer bevat, dummy id aanmaken van type vabb en volgens structuur ua_920123456 (gestripte aloi)

Caution

Indien het authority record gelinkt is aan een eindgebruikersrecord en in dit record de vakgroep ingevuld is, is er geen actie vereist. Een toepassing (die dagelijks loopt), voegt een irc-code toe in het onderwerpsveld van het c-irua record op basis van de gegevens aanwezig in het eindgebruikersrecord.

Indien geen vakgroep aanwezig is in het eindgebruikersrecord, wordt de irc-code (die verwijst naar de faculteit/departement waarvoor de doctoraatsthesis is gemaakt) manueel toegevoegd in het onderwerpsveld van het c-irua record.

54.1.7. Non-written output

  • lm abaor toekennen

54.1.8. Preprints

zie eerder

54.2. Regelwerk catalografieformulier in regelwerk irua

Na het aanmelden van een publicatie of ander research output item door onderzoeker of catalograaf kan het record verder afgewerkt worden in het catalografieformulier Catalografie - Nieuw/bewerk titelbeschrijving [link]. Volgende metadatavelden zijn editeerbaar

54.2.1. Lidmaatschap

  • irua: lidmaatschap toe te kennen indien record is nagekeken door catalograaf.

  • abua: lidmaatschap manueel toe te kennen na controle, voor opname in het repository. Ken dit lidmaatschap pas toe als het catalografisch record helemaal correct is, het een geldig publicatietype heeft en het om een publicatie gaat van een UA-onderzoeker. Die laatste voorwaarde kan geverifieerd worden in het eindgebruikersrecord. Daarin wordt de datum van aanstelling vermeld.

  • Als op een later tijdstip zou blijken dat een publicatie niet geschreven is met adres UAntwerpen, dan wordt het lidmaatschap abua ontnomen.

  • abno: lidmaatschap manueel toe te kennen aan peerreviewed publicaties indien geen auteursversie of open access publisher versie is meegestuurd via de helpdesk. Dit lidmaatschap wordt weggehaald bij ontvangst van de juiste versie.

  • etddis: lidmaatschap toe te kennen aan beschrijvingen van doctoraatsthesissen

  • abaor: lidmaatschap toe te kennen aan non-written output items;

54.2.2. Drager

Drager alleen toegelaten voor eonly publicaties. Het toekennen van het type e-only gebeurt over het algemeen automatisch.

Uitzondering: Drager van het type e-only wordt door de catalograaf toegekend indien de publicatie enkel elektronisch is verschenen en niet over een Article Reference nummer beschikt. Vb. een artikel dat enkel als webpagina (html) is gepubliceerd, of een e-book.

54.2.3. Taal van de inhoud

De taal van de inhoud wordt toegekend op basis van de titel van het artikel. Controleer altijd of die automatische toekenning klopt met de inhoud van het artikel. Pas eventueel aan.

54.2.4. Titel

Zie de richtlijnen in regelwerk lvd.

54.2.5. Personele auteur

  • Authority controle verplicht voor UA-auteurs.

  • Altijd opname van de auteursnaam als verwijzingsterm (cfr. regelwerk lvd).

  • Zie hieronder: Richtlijnen voor aanmaak van authority records type P voor auteurs AB.

  • Geen authority controle voor niet-UA-auteurs. Invoer volgens regelwerk lvd.

  • Aantal op te nemen auteurs: Als gevolg van een beslissing genomen door de commissie academische bibliografie (2016) worden alle auteurs opgenomen en wordt 'et al.' niet meer gebruikt.

  • Toegelaten auteursfuncties :

    • aut - Primaire auteur

    • ctb - Medewerker

    • com - Compilator

    • drt - Regisseur

    • edt - Editor

    • ths - Promotor

    • trl - Vertaler

Warning

voor de registratie van de artistieke en ontwerpmatige realisaties zijn meer auteursfuncties toegelaten.

Richtlijnen voor aanmaak van authority records type P voor auteurs van de AB

  • Verplichte lidmaatschappen: AB (Academische bibliografie UA) en AN (Anet).

  • Regels voor de opmaak van de authority records: de records dienen ook te voldoen aan de regels van regelwerk lvd. Dus: inhoudelijke situering, geografische situering, chronologische situering via relaties. Gebruik als bron voor deze gegevens alleen publiek toegankelijke bronnen (bv. via Google), geen interne UA-bronnen waarvoor de privacyregels gelden.

  • Aandachtspunten bij de aanmaak van nieuwe records:

    • relatie(s) naar BT van irc collectie (type irc): relatie naar het of de departementen waartoe een personeelslid behoort

    • maak ineens een verwijzingsterm aan met de familienaam en het initiaal van de voornaam van de wetenschapper

    • de vorm van de familienamen volgt de regels van regelwerk lvd.

    • elk authority record dient een attribuut te bevatten van het type Academische bibliografie: UAntwerpen. Dat moet manueel worden toegekend. De identifier is het personeelsnummer. Dat attribuut zorgt er ook voor, dat er een HTML-pagina kan worden aangeboden, met de publicaties van de auteur.

  • Controles op inconsistentie komen in controlelijsten.

54.2.6. Corporatieve auteur

  • Een corporatieve auteur kan als authority record worden opgenomen of als gewone tekst. Bij gebruik van een bestaande authority code moet mogelijk het limdmaatschap 'academische bibliografie' nog worden aangevuld.

  • Opname van de auteursvorm zoals op de titelpagina voorkomt.

  • Verder: cfr. regelwerk lvd.

54.2.7. Editie

Enkel weer te geven als een cijfer.

54.2.8. Impressum

Warning

In tegenstelling tot het regelwerk lvd dient in het regelwerk irua het impressumveld ook te worden ingevuld bij hoofdstuk uit boek en bij artikel uit tijdschrift. Bij tijdschriftartikels dient het jaartal ingevuld van het betrokken nummer (nummer feb. 2008 uit jaargang 2007/2008 moet ingegeven worden als 2008).

De andere invoerregels worden overgenomen van het regelwerk lvd.

54.2.9. Collatie

Afhankelijk van het type document

54.2.9.1. Boek

De drager (usb-stick, dvd, cd-rom,...) wordt niet in de collatie vermeld. Vermeld altijd het aantal pagina's.

54.2.9.2. Hoofdstuk uit een boek

  • Beginpagina en eindpagina altijd opnemen. Als ze niet zijn opgegeven, zoekt de catalograaf naar de ontbrekende gegevens. Indien er geen pagina's kunnen gevonden worden, wordt - ingevuld.

  • Bij losbladigen: als de pagina's genummerd zijn, wordt begin- en eindpagina daarvan overgenomen. Indien de pagina's niet genummerd zijn, wordt het aantal pagina's vermeld. Bv. een publicatie met 7 bladzijden krijgt in het collatieveld omvang de waarde 7 p.

54.2.9.3. Artikel

  • Volumenummer. Bij doorlopende nummering zonder volumeaanduiding wordt hier het nummer ingevuld.

  • Jaar. De vermelding van de jaargang. Voor jaargangen die over verschillende jaren lopen de volledige referentie weergeven, bv. 2007/2008. Dient manueel aangepast te worden, in voorkomend geval.

  • Nummer

  • Beginpagina.

    Opgelet: in sommige referenties van Web of Science (bij eonly publicaties) zal geen beginpagina voorkomen, maar de code PG (aantal pagina's) gevolgd door een getal. In dat geval wordt in het veld omvang het aantal pagina's ingevuld.

    Bij epublicaties kan het voorkomen dat de pagina voorafgegaan wordt door e, bv. e1234. Neem alleen de paginacijfers over (1234).

  • Eindpagina.

    Opgelet: in sommige referenties van Web of Science zal geen eindpagina voorkomen, maar de code PG (aantal pagina's) gevolgd door een getal. In dat geval wordt in het veld omvang het aantal pagina's ingevuld.

    Bij epublicaties kan het voorkomen dat de pagina voorafgegaan wordt door e, bv. e1234. Neem alleen de paginacijfers over (1234).

54.2.10. Annotatie

Nieuw of gewijzigd!

Hoofdstuk Annotaties aangepast

54.2.10.1. Algemene annotatie

Algemene annotaties worden ingevoerd met annotatietype alg.

54.2.10.2. Reeksen

Als er geen relatie met een reekstitel kan gelegd worden, worden annotaties aangemaakt van type bseries, met als inhoud van de annotatie de titel van de reeks waartoe een boek behoort.

Opgelet: bseries dient ook vermeld te worden bij een hoofdstuk uit een boek.

Wanneer dient bseries te worden gebruikt?

  • Als het om een boek gaat, dient deze annotatie te worden aangemaakt als de reeks niet voorkomt in regelwerk vabb.

  • Als het om een hoofdstuk uit een boek gaat, en het boek behoort tot een reeks die niet in regelwerk vabb voorkomt moet nagekeken worden of het boek in regelwerk lvd voorkomt en daar een relatie heeft naar een reeks. Is dat zo, dan is een annotatie overbodig. Is dat niet zo, of het boek komt niet voor in regelwerk lvd, dan moet een annotatie bseries worden aangemaakt.

  • Indien de reeks wel in het regelwerk vabb voorkomt, dan wordt een relatie gelegd (zie Relaties).

Opmaak van de annotatie:

Bij boeken en bij hoofdstukken uit boeken die deel uitmaken van een reeks: vermeld Titel ; nr.

Voorbeeld:

World transport research ; 15

Bij een nietszeggende reekstitel: vermeld Titel / Auteur ; nr.

Voorbeeld:

Research paper / Federal Bank of Oslo ; 23

54.2.10.3. Hoofdstuk uit boek

Bij een hoofdstuk uit een boek kan een annotatie van type btitle worden ingevoerd.

  • Inhoud van de annotatie: titel en auteur van het boek waaruit het hoofdstuk komt. Auteursnaam in de vorm familienaam, (voorvoegsel,) voornaam.

  • De annotatie mag alleen voorkomen indien er geen relatie werd gelegd.

Opmaak van de annotatie:

  • Titel / familienaam, (voorvoegsel,) voornaam [auteursfunctie]

  • Bij meer dan één auteur: voeg ; e. a. toe

  • Afgekorte auteursfuncties: edit. (editor), comp. (compilator)

Voorbeeld:

  • type annotatie: btitle

  • inhoud van de annotatie: Manuel de psychopharmacothérapie / Dierick, M. [edit.]; et al. [edit.]

54.2.10.4. Artikel in een tijdschrift

Bij een artikel uit een tijdschrift kan een annotatie van type jtitle worden ingevoerd.

  • Inhoud van de annotatie: de titel van het tijdschrift waaruit het artikel komt.

  • Deze annotatie mag alleen voorkomen indien er geen relatie werd gelegd.

Voorbeeld:

  • type annotatie: jtitle

  • inhoud van de annotatie: International journal of methods in psychiatric research

54.2.10.5. Conference papers/proceedings

Voor conference papers wordt een annotatie van type btitle aangemaakt. Daarin worden naam, datum, jaar, stad, land van het congres ingevoerd.

Voorbeeld:

  • type annotatie: btitle

  • inhoud van de annotatie: Architectural research addressing societal challenges : proceedings of the EAAE ARCC 10th International Conference (EAAE ARCC 2016), 15-18 June, 2016, Lisbon, Portugal

54.2.10.6. Opgelet!

Indien er relaties aangemaakt werden, worden er geen annotaties opgenomen (geen verdubbeling dus).

54.2.11. Bibliografisch nummer

  • Opname van het ISBN voor boek en hoofdstuk uit boek (enkel als er geen relatie is gelegd met het boek, of indien de beschrijving in regelwerk lvd zelf geen ISBN heeft, bv. in het geval van pseudoperiodieken). Controle op correct nummer (controle aanzetten) en op type (isbn10 of isbn13 of, in voorkomend geval, cisbn voor publicatietype hoofdstuk uit boek). Indien er geen ISBN nummer meegegeven werd door de auteur, probeer het nummer dan te vinden via Google of andere bronnen.

  • ISSN voor artikel uit tijdschrift (type aissn).

  • DOI. Bij het registreren van de DOI worden kleine letters altijd omgezet naar hoofdletters.

    Voorbeeld:

    • in de publicatie: 10.1002/ieam.1832

    • in Brocade: 10.1002/IEAM.1832

  • Article Reference (AR): toe te voegen als het voorkomt. Het article reference nummer, een identificatienummer dat sommige uitgevers toekennen aan artikels, wordt gebruikt in Web of Science. Opgelet: waar een AR voorkomt, is er geen begin- en eindpagina aanwezig. Zie onder punt Artikel.

54.2.12. Relatie

Relatie kan gelegd worden vanuit het depositformulier, naar de titel van het tijdschrift (op basis van ISSN) of naar de titel van het boek (op basis van ISBN).

Relatietypes:

  • irat: artikel naar tijdschrift in regelwerk lvd (wordt automatisch gelegd).

  • irhb: hoofdstuk naar boek (in regelwerk lvd).

  • vnr: volume naar reeks (in regelwerk vabb). Deze relatie wordt gelegd - zowel bij een boek als een hoofdstuk uit een boek - als het boek (de publicatie zelf, of het boek waaruit de publicatie een hoofdstuk is) behoort tot een reeks die in het regelwerk vabb voorkomt.

  • issnat: artikel naar tijdschrift in het issn regelwerk (wordt automatisch gelegd).

  • dp: dataset naar publicatie

Probeer de relaties zo veel mogelijk aan te vullen.

Warning

Kijk de aangemaakte relatie na met de titel die je vindt in het informatieveld voor catalografen, bovenaan het formulier. Dat is nl. de informatie die meekomt vanuit het depositformulier. Bij afwijkingen: zorg er voor dat er gelinkt wordt naar het correcte tijdschrift/boek.

54.2.13. Project

Maximaal te noteren indien publicatie resultaat is van een Vlaams of Europees project. Op basis van acknowledgment informatie op een paper of wat onderzoeker heeft vermeld bij het aanmelden kan via de 'lookup' gezocht worden of een project gekend is Brocade. Zoek bijvoorbeeld op contractnummer. Indien gevonden projectid ingeven bij de publicatie.

Bij publicaties die gemaakt werden in kader van een Europees project moet 'openaire' worden aangevinkt.

De koppeling publicatie - projecten wordt ook genoteerd in de Antigoon databank van de unviersiteit Antwerpen. Deze informatie stroomt automatisch door.

54.2.14. E-info

54.2.14.1. Abstract

Het veld Abstract wordt gevuld met de abstract zoals door de auteur of de catalograaf ingevuld. Ongewijzigd laten, tenzij er overduidelijke tikfouten voorkomen.

  • Type: korte inhoud

  • Taal: taal van de tekst

  • Mime type: txt

  • Inline: aanvinken

  • Toegangscode: standaardwaarde ua ongewijzigd laten

  • URL type: text

54.2.14.2. DOI

De DOI wordt altijd opgenomen indien hij gekend is - ook al kan het zijn dat UA geen toegang heeft tot bepaalde publicaties. Artikels in wetenschappelijke tijdschriften hebben bijna altijd een DOI. Indien er geen DOI is meegegeven, probeer de DOI te vinden door de titel van het artikel op te zoeken in Google, Web of Science,... Het DOI nummer staat vaak ook vermeld op de publicatie zelf.

  • Type: einfo

  • Taal: universeel

  • Mime type: html

  • Toegangscode: standaardwaarde ua ongewijzigd laten

  • URL type: DOI

Controleer na registratie ALTIJD de hyperlink voor de DOI. Indien de DOI geen toegang geeft tot de publicatie: controleer de DOI op http://www.DOI.org. Zelfs als die controle op de website geen resultaat oplevert, blijft de DOI behouden in de beschrijving.

54.2.14.3. URL

  • Type: einfo

  • Taal: universeel

  • Mime type: html

  • Toegangscode: standaardwaarde irua ongewijzigd laten

  • url-type: url-ir

Controleer na registratie steeds de hyperlink voor de URL.

Opgelet: indien er een correcte DOI is, is een URL overbodig.

54.2.14.4. Full text document opgeladen in Brocade

  • Type: einfo

  • Taal: universeel

  • Mime type: afhankelijk van het type document (pdf? Doc?...)

  • Toegangscode: standaardwaarde irua laten staan.

    • Als de auteur expliciet meegeeft dat het document open access is, dan wordt de toegangscode irua vervangen door ua.

    • Als op het document een duidelijke vermelding open access staat en/of een creative commons licentie dan wordt de toegangscode irua vervangen door ua.

  • Versie:

    • uitgeversversie als het om een open access publicatie gaat die ook beschikbaar is op de site van de uitgever.

    • auteursversie voor opgeladen 'author accepted manuscripts', postprints, ...

  • Embargo:

    Indien creative commons of andere open licentie is geen embargo van toepassing

    Bij auteursversie zonder creative commons aanduiding wordt embargo toegepast conform Belgische Open Access wetgeving

  • license: vul gebruikslicentie toe die op publicatie of dataset staat vermeld. Indien een specifieke licentie nog niet is gekend in Brocade moet deze aangemaakt worden door repository beheerder.

  • URL type:

    • irua (niet meer van toepassing)

    • dloi (voor auteursversies zonder creative commons licentie of andere open licentie)

    • dloicopyright (voor open access uitgeversversie zonder creative commons of andere open licentie)

    • dloicc of variant

    • iruaauth2 (intranet).

Controleer na registratie steeds de hyperlink voor het document.

Note

Voor het gebruik van de deposit formulieren en het opladen van documenten is er een specifieke instructie

54.2.15. Onderwerpen

  • UDC: Beperkt aantal codes toegelaten (enkel die met lidmaatschap AB).

  • Publicatietype: enkel een publicatietype met lidmaatschap AB is toegelaten. Het publicatietype wordt automatisch gegenereerd door het depositformulier.

    Opgelet: per beschrijving is maar één publicatietype toegelaten.

  • IRC-collectie: wordt later, en automatisch, toegevoegd.

54.2.16. Plaatskenmerk

Niet op te nemen.

54.2.17. Authority controle

54.2.17.1. Consolideren van records voor auteurs

  • Indien er dubbels voorkomen bij de authority records personen, voor Anet en/of AB of VABB, mogen de records van identieke personen geconsolideerd worden.

  • In het eengemaakte record moeten de Anet-hoofdvormen en verwijzingstermen behouden blijven. Andere hoofdvormen (bv. de naam) uit VABB of AB hebben geen zin.

  • En de gelockte c:irua of c:vabb enz. records moeten terechtkomen bij de hoofdvorm van Anet.

De beste werkwijze om te consolideren:

  • consolideer met als primaire record het Anet record. Kies de optie Geen enkele hoofdvorm/verwijzing van het secundaire record wordt overgenomen; alle geblokkeerde beschrijvingen komen terecht ofwel bij een bestaande, gelijke verwoording van het primaire record, ofwel bij de eerste hoofdvorm van het primaire record.

Warning

Opgelet! Controleer of het secundaire record een VABB-identifier heeft. Voeg die eerst toe bij het primaire record, alvorens te consolideren. Want bij consolidatie komt die niet mee.

Warning

Opgelet! De consolidatie van a-lois heeft (voorlopig) geen effect op de eindgebruikersrecords. Bij consolidatie blijft de oude a-loi daar behouden, en dient manueel, in elk eindgebruikerssysteem, te worden aangepast. Dit probleem wordt opgelost in release 4.30.

54.2.17.2. VABB identifier

Elk authority record voor een UA-personeelslid zou een VABB identifier moeten bevatten via een speciaal attribuut (VABB identificatienummer), van de vorm ua_12345. Het tweede lid in die constructie is het interne personeelsnummer van de Universiteit Antwerpen. Dat nummer is van belang voor VABB, maar zorgt er o.a. ook voor dat er een persoonlijke webpagina kan gegenereerd worden met de publicaties van de onderzoeker.

Het VABB nummer wordt via een dagelijks nachtelijk proces automatisch toegekend op basis van het personeelsnummer van de medewerker in het eindgebruikersrecord. Dat moet dus nooit manueel worden toegekend.

Uitzonderlijk kan het voorkomen dat een eindgebruikersrecord van een personeelslid geen personeelsnummer bevat. Zo krijgen doctoraatsstudenten geen personeelsnummer toegekend, en in die gevallen zou de VABB identifier ontbreken. Dat dient door de catalograaf te worden opgelost. In het eindgebruikersrecord van die medewerkers dient een fictief personeelsnummer te worden aangemaakt op basis van de aloi van de onderzoeker. Bv. een personeelslid met aloi a::920.987654:1 krijgt dan een fictief personeelsnummer 920987654 toegekend. Op basis daarvan kan het nachtelijk proces toch een VABB identifier genereren, nl. ua_920987654.

54.2.18. Opmerkingen

  • Invoer van speciale wiskundige symbolen via LyX: alleen in het titelveld.

  • Invoer gebeurt altijd via het depositformulier; correcties gebeuren altijd via het catalografieformulier.

54.3. Kwaliteitscontrole

Op de data van de AB worden automatische controles uitgevoerd. Zo wordt o.a. gecontroleerd of de geautoriseerde auteurs wel degelijk gelinkt zijn aan een IRC-collectie.

Indien een authority record ten onrechte werd gebruikt, omdat de auteur niet tot de personeelsgroep van de UA behoort:

  • Schrappen van het lidmaatschap AB bij het authority record.

  • Schrappen van het authority record in de cloi.