25. Depots

Oud BVV nr:2145

25.1. Abstract

Dit document beschrijft het opzetten van een toepassing waarmee niet-Brocade gebruikers via een desktop plaatskenmerken kunnen verrijken met zogenaamde tags.

Notitie

Deze toepassing werd in eerste instantie opgezet ten behoeve van het Biomed project van het VOWB. Met dit project wil het VOWB tot afspraken komen over het bewaren van biomedische tijdschriften en dat op een decentrale wijze. Elke biomedische bibliotheek krijgt depottijdschriften toegewezen en engageert zich om deze voor lange tijd te bewaren. Andere bibliotheken die het tijdschrift in kwestie ook bezitten, kunnen volumes aan de depotbibliotheek afstaan voor het vervolledigen van de collectie of kunnen beslissen om hun exemplaar af te voeren.

Een depottoepassing laat toe om:

  • te zoeken in een subset van tijdschriften (subset van tijdschriften uit Antilope geïndexeerd met behulp van Lucene);

  • bijkomende informatie-elementen (zogenaamde tags) toe te voegen aan plaatskenmerken:

    • Wie bezit het tijdschrift op meest volledige wijze?
    • Staat (ingebonden versus losbladig)
    • Al of niet lopend abonnement
    • Opmerkingsveld
    • Aangeven of men bereid is de depotfunctie op te nemen

Voor het opzetten van een depottoepassing zijn volgende elementen belangrijk:

  • Meta-informatie ten behoeve van depots
  • Meta-informatie ten behoeve van taggingsysteem
  • Meta-informatie ten behoeve van Lucene indexering
  • Meta-informatie desktop en desktopservice

25.2. Beheer depots

Elk depot komt met zijn eigen meta-informatie. Deze kan worden aangepast met de functie Catalografie ‣ Catalografie - Depots ‣ Beheer van depots [link].

Identificatie
Kies een identifier voor het depot.
Benaming
Geef een benaming voor het depot.
Scope
Geef optioneel een scope note met betrekking tot het depot.
Benaming (N E F D U)
Geef een benaming in de diverse dialoogtalen van Brocade.
Maak een lijst aan met beschrijvingen
?
Indexeer depot
Vink deze optie aan en registreer om alle records die in het desbetreffende depot zitten, opnieuw te indexeren.
CSV bestand aanmaken
Vink deze optie aan en registreer om alle records die in het desbetreffende depot zitten, te exporteren als een CSV bestand.
MARC bestand aanmaken
Vink deze optie aan en registreer om alle records die in het desbetreffende depot zitten, te exporteren als een MARC bestand.
URL naar CSV bestand
Wordt automatisch aangevuld na het selecteren van de optie CSV bestand aanmaken.
URL naar MARC bestand
Wordt automatisch aangevuld na het selecteren van de optie MARC bestand aanmaken
Tagging systeem voor het depot
Zie Tagging systemen. Een tagging systeem is een methode om informatie rondom c-lois of p-lois op te slaan.
Desktop
Geef de identifier van de desktop waarbinnen de depottoepassing wordt aangeboden.
Geassocieerde OPAC
Geef de identifier van de OPAC naar de welke wordt gelinkt om volledige titelbeschrijvingen van gevonden records te tonen.
Lucene indexer
Geef de identifier van de Lucene indexer die door de depottoepassing wordt gebruikt.
LOI generator
Een software die alle c-lois genereert die in het depot voorkomen.
Instelling generator
Een software die voor een gegeven c-loi alle instellingen opsomt die dit werk in hun bezit hebben. Tevens wordt bij elke bibliotheek een vlag 0 (= niet in depot) | 1 (= wel in depot) geplaatst.
Depot catalografische instellingen
Som hier de catalografische instellingen op waarvan de plaatskenmerken in de depottoepassing getoond moeten worden.

Je kan gebruik maken van wildcards.

Voorbeeld:

ITG
KBR
KUL*
UA*
UGENT*
Volledigheid van het depot
Dit element wordt in de interface vertaald als een keuzelijst waaruit de gebruiker kan kiezen (=aanduiding of de bibliotheek op meest volledige wijze het tijdschrift bezit). De text area bij dit element bevat een opsomming van de mogelijke waarden. Deze waarden moeten bestaan als l-code.
Staten van het depot
Dit element wordt in de interface vertaald als een keuzelijst waaruit de gebruiker kan kiezen (=aanduiding over de staat van bewaring). De text area bij dit element bevat een opsomming van de mogelijke waarden. Deze waarden moeten bestaan als l-code.
Transitiecodes voor de depothouder
Dit element wordt in de interface vertaald als een keuzelijst waaruit de gebruiker kan kiezen (=aanduiding over de transitiestaat waarin dit tijdschrift zich bevindt). De text area bij dit element bevat een opsomming van de mogelijke waarden. Deze waarden moeten bestaan als l-code.

Gebruik een * om de code aan te vullen met het acroniem van de partnerbibliotheken die niet-depothouder zijn.

Voorbeeld:

readyaccept*: Klaar om te ontvangen van [bib]
accepted*: Ontvangen van [bib]
processed*: Verwerkt [bib]
completed: Volledig afgewerkt
Transitiecodes voor de niet-depothouder
Dit element wordt in de interface vertaald als een keuzelijst waaruit de gebruiker kan kiezen (=aanduiding over de transitiestaat waarin dit tijdschrift zich bevindt). De text area bij dit element bevat een opsomming van de mogelijke waarden. Deze waarden moeten bestaan als l-code.

Gebruik een * om de code aan te vullen met het acroniem van de partnerbiblioth(e)ek(en) die depothouder is/zijn.

Voorbeeld:

readysend*: Klaar om te verzenden naar [bib]
ontransport*: Op transport gezet naar [bib]
nosupply*: Levering niet mogelijk aan [bib]
Mails
Het is mogelijk partners van het depot-project via email te attenderen op een wijziging van de transitiestaat. Geef hier de beslissingsregels op om dit proces naar wens te definiëren.

Te gebruiken vorm transitiestaat (wildcards):instelling in transitiestaat (wildcards): tekstfragment:mailadressen (gescheiden door ,)

Voorbeeld:

readyaccept*:KUL*:depot.mailreadyaccept:idiscart

Hierdoor zal de Brocade gebruiker Inge Discart een e-mail ontvangen volgens het tekstfragment depot.mailreadyaccept wanneer een depothouder de transitiestaat Klaar om te ontvangen KUL-M heeft geregistreerd.

E-mails worden telkens overnacht verzonden.

Notitie

De eerst geldende beslissingsregel wordt toegepast. Wanneer er meerdere regels geldig zijn, zal dus alleen de eerste worden gebruikt.

Meer info over het opstellen van Tekstfragmenten voor attenderingsmail transitiestaten

Mail verstrijkt na
Geef de maximale leetijd (in dagen) van de mailberichten. Het komt er op neer dat gedurende deze tijd pogingen worden ondernomen om de e-mails succesvol te verzenden. Dit veld moet ingevuld zijn om de e-mail attendering te laten werken.
Toegang tot het depot
Geef een opsomming van Brocade user-id’s die toegang moeten hebben tot het depot. Bij elk user-id hoort tevens een wachtwoord. Zie verder ook hieronder bij Toegang tot het depot openstellen voor gebruikers.

25.3. Taggingsystemen

Een taggingsysteem is een methode om informatie rondom c-lois of p-lois op te slaan. Het is een techniek die kan worden gebruikt daar waar informatie wordt vergaard die ontsnapt aan het klassieke catalografische proces. Op deze wijze kan zowel de catalografie als andere (externe) processen (zoals depot beheer) onafhankelijk van elkaar verlopen. De tagging informatie moet voldoende informatie bevatten om de originele beschrijvingen/plaatskenmerken te kunnen identificeren.

Het vergaren van de tagging informatie moet gebeuren vooraleer het externe proces start. Dit verloopt via een manueel proces. Zo zal het manueel proces %Run^bctslm tagging gegevens verzamelen aan de hand van het lidmaatschap van beschrijvingen.

Elk depot komt met zijn eigen taggingsysteem. Taggingsystemen worden beheerd met Catalografie ‣ Catalografie - Taggen van beschrijvingen ‣ Taggingsystemen [link].

Identificatie
Kies een identifier voor het taggingsysteem.
Benaming
Geef een benaming voor het taggingsysteem.
Scope
Geef optioneel een scope note met betrekking tot het taggingsysteem.
Benaming (N E F D U)
Geef een benaming in de diverse dialoogtalen van Brocade.
Genereer de attributen op beschrijvingsniveau
Deze software moet een matrix genereren. Deze matrix wordt toegevoegd aan de matrix met titels en bibliografische nummers.
Genereer de attributen op plaatskenmerkniveau
Deze software moet een matrix genereren. Deze matrix wordt toegevoegd aan de matrix met bibliotheekidentifier, plaatskenmerk, bezit, annotatie en lokaal nummer.

25.4. Lucene indexering

Ga naar Explorator voor meer info over Lucene indexering.

25.5. Desktop en desktop services

Ga naar Desktop opzetten en Desktop: technische achtergronden voor meer info over het opzetten van een desktop en desktop services.

25.6. Toegang tot het depot openstellen voor gebruikers

  1. Maak een userid aan. Controleer of dit userid reeds bestaat via Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ sys348 [link] Bekijk/Verander.

  2. Maak eerst de gebruiker aan via het gebruikersbeheer: Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ sys348 [link] Nieuwe medewerker.

    Zorg ervoor dat naam en voornaam, e-mail adres goed zijn ingevuld. Voer een wachtwoord in (gebruik GEEN standaard wachtwoord.)

  3. Log uit Brocade. Log in Brocade met deze userid/wachtwoord.

  4. Log uit Brocade.

  5. Log in onder je eigen wachtwoord.

  6. Systeembeheer ‣ Gebruikersbeheer ‣ bg [link] en pas aan:

    Mag catalografie doen voor: vul hierin de instellingen in waartoe deze persoon depot toegang tot heeft. Gebruik wildcards.

  7. Catalografie ‣ Catalografie - Depots ‣ Beheer van depots [link] en kies het juiste depot.

  8. Vul wachtwoorden aan in de vorm: userid: wachtwoord

    Waarschuwing

    Gebruik hetzelfde userid. Gebruik een ANDER wachtwoord.

  9. Bezorg het userid/wachtwoord aan de persoon in kwestie.

25.7. Tekstfragmenten voor attenderingsmail transitiestaten

De inhoud van de e-mail berichten die bij de wijziging van een transitiecode kunnen uitgestuurd worden, wordt vastgelegd in een tekstfragment onder de namespace depot.

Het onderwerp van het bericht komt uit de taalafhankelijke benaming. De inhoud van het bericht komt uit de taalafhankelijke scope.

Volgende placeholders kunnen gebruikt worden:

cattag geassocieerde taggingssysteem (vb. biomedpk)
depot id van het depot
depotsay verwoording van depot
cloi c:loi
ploi p:loi
title titel van het tijdschrift
opacurl link naar de beschrijving in antilope (depot versie)
workurl link naar het depot-record in de desktop toepassing
staff userid van diegene die de transitiestaat wijzigde
name naam van diegene die de transitiestaat wijzigde
mail e-mail van diegene die de transitiestaat wijzigde
time tijdstip van overgang naar transitiestaat
lg taal van de bestemmeling (N, E, D, F, U)
transition code van de transitiestaat
transitionsay verwoording van de transitiestaat
transitionlib bibliotheekacroniem vermeld in de transitie (kan leeg zijn)
tnote data in het annotatieveld bij een transitiestaat
lib acroniem van de instelling die de transitiestaat heeft aangepast

Voorbeeld van een tekstfragment

Onderwerp

[BioDing]: Melding '{$transitionsay $transitionlib|xml}'

Inhoud

De transitiestaat voor [{$title}] werd gewijzigd in [{$transitionsay $transitionlib|xml}].

Gewijzigd door {$name} ({$lib}) op {$time | dati}

Bijkomende info: {$tnote}

Ga naar de depot toepassing voor verdere opvolging: {$workurl}
!! Vooraf inloggen in de depottoepassing is noodzakelijk om bovenstaande link te gebruiken !!
http://anet.be/desktop/bioding